Draft part two

การนำเสนอ Presentation

ต้องดูสถานการณ์ในที่ประชุมนั้นว่าเป็นแบบเป็นทางการหรือไม่ อย่างไรก็ตามผู้ฟังส่วนใหญ่พอใจกับการเปิดหัวข้อการประชุมแบบไม่เป็นทางการมากกว่าแบบเป็นทางการ นำเทคนิค การนำเสนอแบบภาษาอังกฤษมาประยุกต์กับการนำเนอแบบไทยได้บ้างในบางกรณ๊

กล่าวนำและกล่าวต้อนรับ นำเข้าสู่เรื่องราว

1. Stating your purpose1 ก่อนอื่นเป็นเรื่องจำเป็นที่ต้องกล่าวถึงความมุ่งหวังหรือเป้าหมายในการนำเสนอให้ชัดเจนและหวังผล เช่น OK. LET S STARTED. Good morning, everyone. Thanks for coming. Im (your name ). This morning I m going to be showing… talking… taking..reporting.. or telling..

เริ่มโดยกล่าวสวัสดี เราจะเริ่มต้นกันเลยนะคะ ขอบคุณทุกท่านที่เข้ามาร่วมฟังบรรยาย ดิฉันชื่อ...เช้านี้เราจะเริ่มกันด้วย..แสดงเรื่อง..กล่าวถึง...รายงานเกี่ยวกับ..บอกถึง...

2. Stating your purpose2  การนำเสนอในภาอังกฤษ ความชัดเจนแจ่มชัดเป็นเรื่องสำคัญ หากผู้ฟังไม่ใช่คนสัญชาติอังกฤษที่พูดภาษาอังกฤษ อาจใช้วิธีแสดงวัตถุประสงค์ในแต่ละช่วงใช้ได้เช่นเดียวกับกล่าวพร้อมไปกับการกล่าวนำเบื้องต้น

First of All ,I d like to outline the main points of my talk…

ก่อนอื่น ดิฉันขอเสนอหัวข้อหลักของการพูดนำเสนอในวันนี้คือ..

3. Jump start เทคนิคเป็นการเร้าความสนใจจากผู้ฟัง เช่นQuestion and answer กลวิธีการตั้งคำถามและคำตอบโดยเทคนิคถามว่าใช่หรือไม่ เพื่อเป็นการกระตุ้นความน่าสนใจเหมาะกับผู้ฟังกลุ่มย่อยและขนาดเล็ก, WHAT in it for me WIIFMเรื่องเกี่ยวกับตัวเอง ทำความคุ้นเคย เหมาะกับผู้ฟังกลุ่มย่อย ,Expert testimony or historical evidence เล่าแหล่งที่มาของเรื่องจากแหล่งประวัติศาสตร์ สร้างคำถามที่น่าสนใจ เหมาะกับผู้ฟังวิชาชีพเฉพาะ ,Meet the peopleการพบและเข้าถึงผู้คน เพื่อสร้างความสัมพันธ์ เช่นเล่นเกมละลายพฤติกรรมเหมาะกับผู้ฟังกลุ่มย่อย,Shocking statement or starling statistic ใช้สถิติที่น่าตกใจหรือคำพูดหรือความเป็นจริงที่สร้างความตระหนกเหมาะกับผู้ฟังกลุ่มวิชาชีพเฉพาะ, Enrolment questionsใช้การโยนคำถามในที่ประชุมที่มีคำตอบ เพื่อใช้ในการแก้ปัญหาในองค์กร  เหมาะกับผู้ฟังกลุ่มใหญ่ในการสรุปผลในการประชุม
4. Effective Openings ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารเห็นพ้องกันว่าในช่วงสามนาทีแรกของการนำเสนอเป็นช่วงเวลาที่สำคัญที่สุด ต้องเกี่ยวเอาเทคนิคทุกวิถีทางในการนำมวลชนให้ใส่ใจเรา โดยอาศัยความมั่นใจในตนเองอย่างยิ่งยวด เทคนิคสำคัญในการhook ผู้ฟังคือ สร้างปัญหาให้ขบคิด,ใส่ความจริงที่น่าทึ่งให้ปรากฏ,เล่าเรื่องราวให้ฟังรวมทั้งเรื่องส่วนตัวอันน่าประทับใจหรือน่าขบขันanecdote

เช่น คุณทราบไหมเล่าว่า ประเทศญี่ปุ่นใช้จ่ายเวลาและเงินทองในการเอาใจใส่ให้ความสนุกสนานบันเทิงแก่ลูกค้าของบริษัทมากกว่ารายได้มวลรวมประชาชาติของประเทศบัลกาเรียทั้งปีเลยทีเดียว  40ล้านดอลลารเลยทีเดียวนะคุณ เห็นกันชัดๆเลย คุณรู้ไหมว่าพอกันกับสองเท่าของหนี้เงินกู้ต่างประเทศต่อหัวพลเมืองของประชาชาติประเทศโคลอมเบียทั้งประเทศเลยทีเดียว พอพอกับที่คุณอาจใช้เงินก้อนนี้ไปซื้อหุ้นทั้งหมดของบริษัทเจอเนอราลมอเตอร์ยักษ์ใหญ่ของยานยนต์นั่นทีเดียวเชียว

Did you know that Japanese companies spend for times more on entertaining clients in a year than entire GDP of Bulgaria ? 40 billion dollars , to be precise . You know , that’s twice Colombia s total foreign de3bt. You could buy General Motor s for the same money.

5. Signposting ในการนำเสนอที่ดีนั้น ต้องมีเนื้อหาสาระcontent สำคัญที่สุด แต่ส่วนประกอบอื่นต้องมีด้วย เช่นช่วงที่คุณต้องการเปลี่ยนหัวข้อเรื่อง เป็นการแจ้งให้ผู้ฟังทราบกลายๆ  ใช้ถ้อยคำง่ายๆดังต่อไปนี้

ย้ายไปยัง...กลับมาที่...โดยสรุปแล้ว...โดยรวมแล้ว..หัวข้อหลักแล้วคือ..กลับไปยัง..ลำดับต่อไปคือ..โดยสรุปคือ ..โดยเจาะประเด็นดังนี้..

To move on,to go back,to summarise,to expand to,to recap,to turn to,to digress,to conclude,to elaborate on..

6. Focusing เจาะประเด็น หากคุณต้องการสร้างความน่าสนใจให้แก่ผู้ฟัง การเน้นทั่วไปยังใช้ไม่ได้ คุณต้องมีเป้าหมายชัดเจาะไปเลยว่าต้องการให้เขาฟังอะไรกันต่อไปจากนี้ เช่น

เราไม่สามารถคาดหมายได้มากมายไปกว่านี้แล้วมันเร็วเกินไปจริงๆ อะไรกันหนอนี่เราไม่สามารถคาดหมายได้มากมายไปกว่านี้แล้วมันเร็วเกินไปจริงๆเลยใช่ไหม

We can t expect too much too soon.

What we can t do is expect too much too soon.

7. Repetition 1 การใช้คำพูดซ้ำๆเพื่อเน้นถ้อยคำเป็นเทคนิคที่ทรงพลังอย่างหนึ่ง ต้องเลือกคำที่มีประสิทธิภาพที่จะแสดงออกเช่นนั้นด้วย ยกตัวอย่างเช่น

ผลกระทบที่เกิดขึ้นมันมากมายมหาศาลเกินกว่าใครจะคาดคิด

The overall response has been much, much better than anyone ever expected.

8. Repetition 3 ใช้วลีหรือถ้อยคำที่สามารถใช้คำซ้ำได้ เป็นคำเดี่ยวที่เป็นคำสำคัญ single Key word เช่น

ไม่มีใครจะรู้ดีไปกว่าเรา ไม่มีใครจริงๆ

Nobody knows that better than we do- Nobody.

9. Stress การเน้นคำ หากเราต้องการเน้นภาอังกฤษให้มีความแกร่งในคำพูด ต้องเน้นถ้อยคำนั้นในส่วนที่เหมาะสมการออกเสียงหนักแน่นในการเริ่มต้น ท่อนกลาง ย่อมทำให้ความหมายในภาอังกฤษคำนั้นๆ มีความหมายแตกต่างกันไปด้วย เน้น ไปคนละเรื่องเลยก็มี ตัวอย่างเช่น

พวกคนอังกฤษ เนี่ยไม่เคยยอมรับเรื่องพรรณนี้

พวกคนอังกฤษ เนี่ยไม่เคยเลยจริงๆที่จะยอมรับเรื่องพรรณนี้

พวกคนอังกฤษ เนี่ยไม่เคยยอมรับหรือรับรู้เอาจริงๆเรื่องพรรณนี้

พวกคนอังกฤษ เนี่ยไม่เคยยอมรับเรื่องพรรณนี้

The BRITISH will never agree to that.

The British will NEVER agree to that

The British will never AGREE to that.

The British will never agree to THAT.

10. Dramatic Contrasts 1 วิทยากรผู้นำเสนอที่ดีนั้นควรมีการหักมุมแบบละครน้ำเน่าเป็นการสร้างการกระตุ้นเร้าจี้จุดที่เราต้องการให้เด่นชัดขึ้นด้วย ตัวอย่างเช่น

ใช้เวลาสิบปีทีเดียวที่เราสร้างเนื้อสร้างตัวมาจนเป็นสุดยอดในตอนนี้

แต่ตอนนี้สิเราอยู่ในสถานะอันตรายที่จะล้มครืนพังไม่เป็นท่าลงมาแล้ว

Ten years ago we had a reputation for excellence.

Today we re in danger of losing that reputation.

ผู้คนมักจะตระหนักถึงขั้วสองขั้วที่ต่างกันเช่นนี้ เช่น ชั่วดี อดีต ปัจจุบัน พวกเราพวกเขา ใช้วิธีการนี้ ในการสร้างประกายความคิดที่แตกกันสองขั้วสองฝักสองฝ่าย คุณจะได้ความสนใจจากผู้ฟังโดยทันทีทันควันทีเดียวเจียว

11. Tripling 1 ผู้นำเสนอที่ดีสามารถนำเสนอสามารถแบ่งจุดสำคัญimportant pointsโดยแบ่งเป็นสามส่วนได้ ดังตัวอย่างนี้

การบริการของเรา โฉบเฉี่ยวทันสมัย มีประสิทธิภาพ และมืออาชีพสุดๆ

Our service is (1) swift (2) efficient ( 3) and professional.

12. Tripling 2 แบ่งจุดสำคัญimportant pointsโดยแบ่งเป็นสามส่วนได้  โดยใช้น้ำเสียง สูงๆต่ำๆ ใช้คำถามที่เกี่ยวโยงกับคำตอบในลำดับถัดมา แล้วแบ่งคำตอบออกเป็นสามส่วน ตัวอย่างเช่น

ทำอย่างไรจึงจะเข้าถึงเป้าหมายได้   (ใช้คำถามที่เกี่ยวโยงกับคำตอบ)

ง่ายจริงๆ   (ใช้คำถามที่เกี่ยวโยงกับคำตอบ)

โดยการปลูกสร้างสิ่งใหม่ขึ้นมา  (แล้วแบ่งคำตอบออกเป็นสามส่วน)

โดยจ้างแรงงานมากขึ้น

โดยลดราคาผลิตภัณฑ์ลงมาอีก

13. Creating Rapport 1การสร้างสัมพันธภาพที่ดีกับผู้ฟังเป็นสิ่งสำคัญในการนำเสนอในตอนต้นๆ โดยใช้ถ้อยคำท่าทางประกอบด้วย ยกตัวอย่างเช่น

ใช้คำว่า เรา พวกเราทั้งหมด ของพวกเรา

ตัวอย่างพวกเราทั้งหลาย ร่วมเป้าหมายเดียวกัน เป้าหมายของเราต้องทำกำไรมากขึ้น

ใช้คำถามตามเพื่อแสดงการยอมรับกัน

ใช้คำถามเชิงปฎิเสธ ให้เน้นกลุ่มผู้ฟังมากขึ้น

We  all  us all we all ,our

Don t we?

Have t we all

14. Rhetorical Questions 2 การโยนคำถาม ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อเรื่อง ตั้งแต่แรกนับว่าใช้ได้ เช่น

ตลาดมันจะใหญ่ขนาดไหนนะ

ใหญ่มหาศาลเลยเชียวละ

So,just how big IS the market?

eNORmous.

15. Close a prersentation

ต้องส่งสัญญาน สรุป และบทจบ พร้อมตอบคำถาม

16. Dealing with Questiona1 เมื่อผู้ฟังถามคำถามคุณ ควรแสดงความเห็นดีๆเสียก่อนที่จะตอบคำถามนั้น ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่คุณ คิดหาคำตอบในช่วงนั้นนั่นเอง มีคำถามอยู่4ประเภท ได้แก่

คำถามที่ดี Good Questions

ขอบคุณที่ถามคำถามนี้ มันเป็นข้อความที่แสดงว่าคุณได้ข้อความจากผู้ถามแล้ว รู้สึกดีขึ้น

คำถามนี้ยาก Difficult questions

คำถามนี้คุณอาจไม่ตอบก็ได้ บอกไปเลยว่าไม่ทราบคำตอบ แต่ขอเวลาไปหาคำตอบให้ภายหลังให้ก็ได้

คำถามที่ไม่จำเป็นต้องตอบ Unnecessary Questions

เป็นคำถามที่อยู่ในข้อมูลที่คุณให้ผู้ฟังไปแล้ว อาจจะตอบอีกก็ได้ ให้ตรงประเด็นและตอบอีกครั้งอย่างกระชับรวบรัด

คำถามที่ไม่อยู่ในประเด็นเรื่องที่นำเสนอ  Irrelevant Questions

ลักษณะการตอบอย่างให้ดูไม่สุภาพ แต่ก็ควรจะตอบ

17. Presenting at a glance แบ่งสรุปเป็นสามส่วน บทนำ ข้อมูลหลัก สรุปตอนท้าย Introduction, Main body ,Ending
18. Cross-cultural tips ควรความคาดหวังของผู้ฟังมีต่างกัน ตามวัฒนธรรมที่แตกต่าง

มีองค์ประกอบหลากหลาย ในความเรียบง่ายของเนื้อหา การตรงต่อเวลา บุคคลิกท่าทีของผู้นำเสนอ

ภาษาร่างกาย ต้องจัดตัวเองให้เหมาะสมเช่นกัน มือไม้ สายตา เสื้อผ้า การขยับร่างกาย สีหน้า

การนำเสนอ ภาษาที่ใช้ศัพท์ถ้อยคำที่เหมาะ หรือใช้คำที่ตรงไปตรงมา ใช้คำพูดที่ไม่เร็วเกินไป ปัจจัยทางสังคม เรียกผู้ฟัง ด้วยคำสุภาพ ใช้ชื่อสกุลชื่อจริง ไม่ใช่ชื่อเล่น เตรียมนามบัตรไว้ให้ด้วย สุภาพ เคารพในเผ่าพันธ์ของผู้ฟังนั้นๆ

สถานการณ์ และเทคนิค หากผู้ฟังไม่เข้าใจ อธิบาย อีกครั้ง มลืมไปแล้ว อธิบายอีกที มอธิบายศัพท์บางคำ มเวลาหมดพอดี ให้รีบสรุปหัวข้อจบ

หน้าที่ของผู้ควบคุมการดำเนินรายการบนเวที ต้องดูแลให้การดำเนินการอภิปรายเป็นไปอย่างเรียบร้อย

การเจรจาต่อรอง

การเจรจาต่อรอง ที่ประสบความสำเร็จ

การเจรจาต่อรอง

 เป็นการประชุมร่วมกัน ในกลุ่มหลายๆฝ่าย เพื่อให้ได้ข้อตกลงร่วมกัน และยอมรับได้ร่วมกัน

การเจรจาที่มีประสิทธิภาพ ต้องมีการวางแผนไว้ก่อน เตรียมเอกสาร ข้อมูลพร้อม ข้อคำถามชัดเจน เตรียมยุทธวิธีและวาระการประชุมไว้ รู้เขารู้เรารู้บทบาทหน้าที่ของแต่ละฝ่าย  เตรียมผู้คน ให้ทราบนัดหมายของวัน เวลา สถานที่ เตรียมถ้อยแถลงเดการเจรจาให้เรียบร้อย

รู้ข้อมูลของฝ่ายตรงข้าม

ระหว่างการเจรจา สร้างบรรยากาศที่อบอุ่นเป็นมิตร เคารพในท่าทีวัฒนธรรมประเพณีของเขา ต้องมีกรอบการเจรจาEstablish framework:agenda,procedure ,roles ที่ชัดเจน ไม่หลุดออกจากกรอบ  ทำตารางเวลาแน่นอน เตรียมที่นั่งและข้อความให้พร้อม รู้เป้าหมายความสนใจเบื้องต้น ว่าต้องการสนใจอะไรก่อน

ระหว่าง

การจบการเจรจา ต้องสรุปข้อตกลงให้เรียบร้อย สร้างสัมพันธภาพที่ดีต่อไปในอนาคต หลังการเจรจาให้ได้ ตระหนักในความสำเร็จร่วมกัน รู้ข้อผิดพลาด และพร้อมแก้ไขให้ดีขึ้นในโอกาศต่อไป

อย่างไรก็ตาม การเจรจาที่จะประสบความสำเร็จได้ ต้องได้รับความพอใจทุกฝ่าย แบบwin win

โดยต้องเตรียมตัวให้พร้อม ฟังให้ละเอียดและมีประสิทธิภาพ มีการเข้าใจซึ่งกันและกัน เห็นใจเขาใจเราอย่างที่สุด ให้กำลังใจ ไม่ตัดรอนกันเกินไป  ให้ความไว้วางใจซึ่งกันและกัน แม้ว่าต่างมีกรอบเจรจาของตนไว้ในมืออยู่แล้ว แต่ต้องปรับให้ได้ในการรับกันให้ได้ในเบื้องต้นทุกฝ่าย  มีการประนีประนอมออมชอมกันให้มากที่สุด ยืดหยุ่นให้มาก  มีผลการประชุมที่ได้ผลประโยชน์ร่วมกันให้มากที่สุด ตามข้อเสนอที่ยอมรับและปฎิบัติต่อไปได้จริง

หากวาระที่ยอมรับร่วมกันในเบื่องต้นได้ นับว่าเป็นเรื่องที่ดี  มีศัพท์ที่อาจใช้ได้หลายประการ

เช่นการเปิดการประชุม